I. Chức năng

- Gắn kết và điều phối hoạt động của các đơn vị trong Trường theo chỉ đạo của Lãnh đạo Trường;

- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của Trường và tham mưu cho Lãnh đạo Trường trong các lĩnh vực công tác mà phòng được giao;

- Thực hiện công tác hành chính - tổng hợp, văn thư - lưu trữ;

- Thực hiện công tác phục vụ lễ tân;

II. Nhiệm vụ

1. Thực hiện chức năng gắn kết và điều phối hoạt động

- Phòng HCTH là đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, ý kiến chỉ đạo, thông báo của Lãnh đạo Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Trường;

- Phối hợp với các đơn vị quản lý, theo dõi, đôn đốc, việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong Trường;

- Phối hợp xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động trong Trường.

2. Thực hiện chức năng tổng hợp, báo cáo

- Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Trường trình Lãnh đạo Trường;

- Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Trường;

- Tập hợp và phân loại các tài liệu, thư từ, đơn khiếu tố, khiếu nại, yêu cầu, đề nghị của các đơn vị, cá nhân trong, ngoài trường và chuyển đến địa chỉ cần thiết, phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức thực hiện công việc chung, đề xuất ý kiến giải quyết trình Hiệu trưởng;

- Làm công tác thư ký cho Lãnh đạo Trường: Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của các cuộc họp do Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng chủ trì.

3. Thực hiện công tác hành chính, văn thư - lưu trữ

- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp văn bản, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo Trường, các đơn vị và cá nhân trong Trường;

- Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Lãnh đạo Trường ký, phê duyệt;

- Phối hợp kiểm tra thể thức, nội dung và quy trình trong việc ban hành văn bản hành chính của Trường;

- Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;

- Quản lý các con dấu của Trường; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;

- Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện hành. Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị trong Trường, cá nhân;

- Phối hợp với các đơn vị chức năng để giám sát, quản lý việc thực hiện các quy định, quy chế làm việc, chủ trương và chính sách của Trường;

- Cấp giấy giới thiệu đi đường cho cán bộ, công chức-viên chức được cử đi công tác ngoài Trường. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác tại Trường;

- Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưư trữ theo quy định của Nhà nước;

4. Thực hiện chức năng phục vụ lễ tân

- Phối hợp đón tiếp khách trong và ngoài nước đến Trường công tác theo quy trình;

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan trong Trường để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Trường;

- Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, đảm bảo điều kiện làm việc, phương tiện đi lại phục vụ hoạt động và công tác của Ban Giám hiệu;

- Thực hiện các công việc hiếu, hỷ . . . theo quy định của Trường;

- Điều hành kế hoạch hoạt động xe, đảm bảo đưa đón cán bộ đi công tác, đưa rước giáo viên thỉnh giảng đúng giờ, đúng kế hoạch theo lộ trình được giao.

5. Thực hiện công tác quản lý hệ thống thông tin trên Egov

- Phối hợp thực hiện công tác quản lý hệ thống thông tin trên Egov;

- Thường trực Ban Biên tập Website Trường.